Как пользоваться ботом ToolKeeper

ToolKeeper ведёт учёт инструмента прямо в Telegram: кто что взял, кому передал, что вернул на склад. Всё делается в боте телефоном — эта страница объясняет как.

1. Как войти в бота

Откройте бота @toolkeep_bot и нажмите «Запустить» (или отправьте команду /start). Дальше — один из двух путей:

• Вас пригласили. Администратор пришлёт вам ссылку-приглашение. Перейдите по ней, бот покажет название организации и вашу роль и попросит представиться — отправьте фамилию и имя. Готово, вы в организации.
• Вы создаёте организацию сами. Отправьте /start, введите название организации, затем своё имя. Вы станете её владельцем и сможете приглашать остальных (приглашения создаются в этой веб-панели, раздел «Пользователи»).

2. Главное меню и команды

Внизу экрана есть кнопки, а те же действия доступны командами:

• /mytools — Мои инструменты: что сейчас числится за вами.
• /find дрель — Поиск: найти инструмент по названию или инвентарному номеру.
• /pending — Ждут подтверждения: операции, которые ждут вашего действия.
• /help — краткая справка.
• /cancel — отменить текущее действие, если вы запутались или начали не то.
• /org — сменить организацию (если вы состоите в нескольких).

3. Главное действие — сканирование QR-кода

На каждом инструменте есть наклейка с QR-кодом (их печатает администратор в разделе «Печать QR»). Отсканируйте её — откроется карточка инструмента: название, инвентарный номер, состояние и где он сейчас (на складе или у кого на руках).

Чем сканировать

• Обычная камера телефона — самый простой способ. Наведите штатное приложение «Камера» на наклейку: и на iPhone, и на Android поверх появится ссылка вида t.me/… — нажмите на неё, откроется Telegram с ботом и карточкой инструмента. Отдельно заходить в Telegram не нужно.
• Встроенный сканер Telegram (если удобнее сканировать прямо из приложения):
  • iPhone: Telegram → Настройки → иконка QR в правом верхнем углу → вкладка «Сканировать» (или вкладка «Контакты» → иконка QR сверху).
  • Android: Telegram → лупа вверху или боковое меню → Контакты → иконка QR-сканера в правом верхнем углу.

Если встроенный сканер не находится или капризничает — камера телефона надёжнее и быстрее.

Под карточкой появляются кнопки — ровно те, что доступны именно вам и именно сейчас, в зависимости от того, где инструмент и какая у вас роль:

• Выдать — выдать инструмент со склада сотруднику (доступно кладовщику и администратору).
• Взять — самому взять инструмент со склада (если для этого склада разрешено самообслуживание).
• Передать — передать другому сотруднику инструмент, который сейчас у вас на руках.
• Вернуть — вернуть на склад инструмент, который у вас на руках.
• Сдать — самостоятельно сдать инструмент на склад.
• История — все операции по этому инструменту.

Бот сам ведёт вас по шагам: спросит кому выдать/передать, куда вернуть, при необходимости — срок возврата, фото и комментарий, и покажет итог перед подтверждением.

4. Подтверждение — самое важное правило

Ответственность за инструмент переходит только после того, как вторая сторона подтвердит. Пока подтверждения нет — инструмент числится за тем, у кого был.

• Выдача и передача. Получатель получит от бота сообщение «Подтвердите получение» с кнопками Подтвердить / Отклонить. Только после «Подтвердить» инструмент переходит на него. Если отклонит — остаётся у отправителя.
• Возврат на склад. Приём подтверждает кладовщик или администратор кнопкой Подтвердить. Найти ожидающий возврат можно в /pending или открыв карточку инструмента.
• Фото. При выдаче и возврате фото может требоваться (зависит от настроек организации), а при «Взять» и «Сдать» фото обязательно всегда — просто пришлите снимок инструмента.
• Срок возврата. При выдаче можно указать дату — бот заранее напомнит о сроке и предупредит о просрочке.

5. Как проверить и найти

• Мои инструменты (/mytools) — список того, что за вами.
• Поиск (/find) — по названию или инвентарному номеру; из результата открывается карточка с действиями.
• Ждут подтверждения (/pending) — то, что ждёт вашего «Подтвердить» или «Отклонить».

6. Уведомления

Бот сам напишет вам, когда: вам что-то выдают или передают (нужно подтвердить), приближается или прошёл срок возврата, а также пришлёт руководителям сводку. Отдельно заходить и проверять не обязательно — важное придёт само.

7. Роли

• Владелец / администратор — полный доступ, управление людьми и настройками, работа в этой веб-панели.
• Кладовщик — выдаёт и принимает инструмент на складе, тоже работает в веб-панели.
• Бригадир и рабочий — работают только через бота: берут, передают, возвращают инструмент.

Если что-то пошло не так

Отправьте /cancel — это отменяет текущий незаконченный диалог, ничего не сломав, и можно начать заново. Если инструмент «не найден или недоступен» — обновите карточку свежим сканом QR. По остальным вопросам обращайтесь к администратору вашей организации.

← Вернуться ко входу